管理之道
管理之道
【摘要】設計院是知識密集型企業(yè)，如何利用已有知識、促進知識創(chuàng)新，并將其轉(zhuǎn)化為設計院的核心競爭力，成為設計院在激烈的市場競爭環(huán)境中生存的關鍵。本文將對基于設計院局域網(wǎng)的知識管理進行研究，目標是建立一個結(jié)構(gòu)清晰、搜索高速、功能強大、界面人性化、知識流通暢的知識庫。
1 設計院知識管理的必要性
在知識經(jīng)濟時代， 企業(yè)將知識作為經(jīng)濟資源加以開發(fā)利用， 創(chuàng)造生成新的經(jīng)濟價值鏈， 成為提升企業(yè)價值的必經(jīng)之路。在這方面，設計院作為知識密集型企業(yè)，顯得尤為重要和迫切。如何利用已有知識、創(chuàng)造新的知識，并將其轉(zhuǎn)化為設計院的核心競爭力，是設計院在發(fā)展中要優(yōu)先思考的問題。
互聯(lián)網(wǎng)的信息爆炸為人們提供了大量新信息， 但要在上面快速找到設計人員需要的專業(yè)知識并非易事， 而設計人員在工作中又希望能夠快速、準確地獲取答案。于是建立設計院自身的知識庫，對隱性知識和顯性知識進行高效的管理，引導設計人員通過使用知識庫，快速提高自身技術水平、提高設計質(zhì)量和速度，被越來越多的設計院提上了日程。
2 設計院知識管理面臨的問題及對策
2.1 如何充分利用沉淀的知識
作為知識密集型企業(yè)，設計院有著大量的知識積累，這些知識要么以歸檔的圖紙、文檔存在，要么以個人知識分散存在，難以有效利用。圖紙、文檔資料未經(jīng)過信息萃取、封裝，而分散的個人知識也不易由個人的隱性知識成為企業(yè)的顯性知識。
2.2 如何有效控制知識流失
知識管理的本身就是一種透過協(xié)作及整合的方法來創(chuàng)造、采集、組織、截取、使用企業(yè)的數(shù)字資產(chǎn)，這些資產(chǎn)包括數(shù)據(jù)庫、文件、網(wǎng)絡信息等，但最重要的是隱性的專門技術及組織中人員的經(jīng)驗及技能。在競爭激烈的市場中，建筑設計院人才的爭奪尤為明顯，技術骨干流動性大，這些人才的流失，經(jīng)常意味著設計院在某一專業(yè)領域技術知識的流失。針對上述問題，建立知識庫時也應采取相應的對策。對于沉淀的知識， 要組織力量對原有的信息和知識做一次大規(guī)模的收集和整理，按照一定的方法進行分類保存，并提供相應的檢索手段。同時采用經(jīng)濟手段鼓勵員工把自己的隱性知識共享出來，成為企業(yè)的顯性知識。這些龐大而又零碎的工作，只有全員參與、通過企業(yè)局域網(wǎng)進行有效組織才能完成。
3 設計院知識管理的規(guī)劃
做好知識管理系統(tǒng)的前期規(guī)劃工作， 是建立企業(yè)知識庫的必要前提。
（1）明確設計院知識庫的知識分類體系。依據(jù)建筑設計領域通用的分類模式，結(jié)合自身需要，規(guī)劃出詳細的知識分類體系。知識分類必須準確適用，才能使用戶可以方便、快捷地查找到所需要的知識。知識庫的分類必須經(jīng)過詳細的調(diào)研，從設計人員的需求出發(fā)，而不是以IT 部門的習慣去分類。
（2）知識的有效使用時我們建立知識庫的根本目的。知識庫中的知識片必須可以方便地進行修改、擴充和使用。為此，我們將具有相同屬性的知識片抽象出共有的屬性， 生成大量的知識類，設計人員可以為這些類定義不同的屬性、方法和事件，從而快速生成需要的對象，加快設計速度。
（3）考慮到設計人員大量使用圖形設計軟件，其對應的知識使用、查閱也大多要用到圖形設計軟件，其客戶端應有較強的運算能力和圖形處理能力， 同時考慮到部署和維護的方便性及移動辦公的需求， 整個管理系統(tǒng)使用CS 架構(gòu)和BS 架構(gòu)相結(jié)合的混合結(jié)構(gòu)模式。對業(yè)務復雜、安全性要求高、需專業(yè)設計軟件支撐知識管理和應用，采用CS 架構(gòu)；對于面向范圍廣、安全性要求不高或需移動辦公的知識應用，采用BS 架構(gòu)。
（4）作為一個良好的知識溝通平臺，應達到以下的要求：
①全員參與：
全員參與是知識管理的核心。設計院知識庫不應該只是專家知識的歸納、整理，而應該是全體設計人員在一起“大規(guī)模協(xié)作”，編輯、完善知識詞條。只有全體人員的參與，才能不斷擴展知識庫的規(guī)模，培養(yǎng)企業(yè)知識協(xié)作的氛圍，促進企業(yè)整體知識水平的提高。要形成一種開放、自由的氛圍，充分調(diào)動蘊藏在員工內(nèi)心深處的個人知識。鼓勵及督促專業(yè)部門和人員，將個人才智貢獻到企業(yè)知識庫中共享、交流。
通過知識管理系統(tǒng)的交互， 讓老員工實現(xiàn)經(jīng)驗的積累和傳承；讓新員工快速地上崗并掌握必須的專業(yè)知識和技能。
②知識的規(guī)范化和標準化：
知識的規(guī)范化和標準化，是知識管理成功的可靠基礎。專家審核模塊可以充分發(fā)揮內(nèi)部專家的知識、智慧和經(jīng)驗。對于員工貢獻的知識要由專家組進行甄別、審核。對通過審核的知識加以規(guī)范化和標準化，正式成為企業(yè)的顯性知識，由知識管理系統(tǒng)向全體員工發(fā)布。
③專家咨詢：
鼓勵員工通過知識管理系統(tǒng)向內(nèi)部專家提出咨詢， 并獲取相關的專業(yè)資料。知識管理部門要在知識庫中建立內(nèi)部的專家渠道，分類列明各個領域的內(nèi)部專家（專長、經(jīng)驗、設計案例）。有特定知識需求的內(nèi)部人員，可以在系統(tǒng)上直接向相關
的專家進行咨詢。
④知識有償核算：
內(nèi)部知識的使用分為無償使用和有償使用， 在管理系統(tǒng)中自動為提供咨詢的專家計算咨詢費， 對于共享的知識也可以以內(nèi)部瀏覽、引用的次數(shù)為依據(jù)提供獎勵。這些費用由管理系統(tǒng)自動統(tǒng)計，經(jīng)審核后從設計院知識管理發(fā)展基金中劃撥。
知識管理有償核算的目的，是推動積累知識、分享知識、使用知識，對個人進行激勵，激發(fā)員工知識積累與分享；
⑤個性定制：
由于知識庫中包含著大量的知識內(nèi)容， 為節(jié)省查找知識所需要的時間，知識管理軟件系統(tǒng)必須提供個性化功能，讓員工將在實際工作及學習中所需要的內(nèi)容， 定制到個人的知識庫中，以便以后查詢使用。比如，將建筑專業(yè)的情報定制到建筑設計師的個人平臺，以便及時捕捉；將結(jié)構(gòu)專業(yè)領域的知識庫索引， 定制到結(jié)構(gòu)工程師的個人知識庫； 將個人知識的共享、咨詢所得到的反饋信息實時反應到個人平臺。
⑥權限管理：
為每個員工提供其相應的權限， 員工只能找到與他職位和權限相關的知識，保護企業(yè)的知識產(chǎn)權，防止企業(yè)無形資產(chǎn)的流失。
⑦知識搜索：
知識管理系統(tǒng)應有強大的搜索功能，提供快速、準確的搜索服務。知識搜索要建立在明確的知識來源基礎上，根據(jù)明確的用戶權限與訴求，回饋恰當?shù)闹R結(jié)果。為企業(yè)提供準確、快速、全面獲取知識、提高企業(yè)效率、降低企業(yè)運營成本。
4 設計院知識管理的系統(tǒng)組成
整個系統(tǒng)可以分為三層的架構(gòu)，從下至上分別為：數(shù)據(jù)訪問層、業(yè)務邏輯層、表示層。三個層次中，系統(tǒng)主要功能和業(yè)務邏輯都在業(yè)務邏輯層進行處理。
數(shù)據(jù)訪問層：其功能主要是負責數(shù)據(jù)庫的訪問?？梢栽L問數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、CAD 圖形文件和 Word 文檔等數(shù)據(jù)文件。
業(yè)務邏輯層：業(yè)務邏輯層在體系架構(gòu)中的位置很關鍵，它處于數(shù)據(jù)訪問層與表示層中間， 起到了數(shù)據(jù)交換中承上啟下的作用。業(yè)務邏輯層的設計對于一個支持可擴展的架構(gòu)尤為關鍵，因為它扮演了兩個不同的角色。對于數(shù)據(jù)訪問層而言，它是調(diào)用者；對于表示層而言，它卻是被調(diào)用者。
表示層：位于最外層，用于顯示數(shù)據(jù)和接收用戶輸入的數(shù)據(jù)，為用戶提供一種交互式操作的界面。
三層架構(gòu)的原理如圖1。
具體的工作包括以下三個方面：
（1）建立以數(shù)據(jù)庫軟件（如Microsoft SQL Server 2008）為基礎的大型知識數(shù)據(jù)庫。設計院的知識庫包含了大量的非結(jié)構(gòu)化信息，如CAD 文件、電子郵件、網(wǎng)頁、視頻文件、多媒體等文件，SQL Server 2008 提供了能夠存儲、管理和查詢所有類型的數(shù)據(jù)的功能， 能夠全面滿足關系數(shù)據(jù)存儲和非關系數(shù)據(jù)存儲，同時降低管理和建立使用這些數(shù)據(jù)的應用程序的成本，完全可以滿足設計院知識管理的需求。
（2）建立管理平臺軟件子系統(tǒng)。通過管理平臺實現(xiàn)對知識庫內(nèi)容的集中管理，如對知識庫的內(nèi)容進行收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護等操作。
（3）建立交互平臺軟件子系統(tǒng)，通過交互平臺實現(xiàn)用戶對知識庫的個性化使用，如查詢、個人知識管理、貢獻知識內(nèi)容、進行內(nèi)部咨詢和交流、提出反饋意見等。
5 設計院知識管理的網(wǎng)絡架構(gòu)
考慮到知識管理系統(tǒng)對服務器硬件設備的要求將非?？量蹋坏┓掌髟O備無法承受數(shù)據(jù)庫的工作壓力，將直接造成系統(tǒng)和各種業(yè)務的癱瘓， 我們將數(shù)據(jù)庫服務和文件服務分別放置在不同的服務器上，以減輕服務器的壓力。
設計院知識管理要滿足各個專業(yè)的需求，為節(jié)省資源、降低成本、增強業(yè)務連續(xù)性以及提高知識庫運行效率，知識管理服務器采用虛擬化集群。借助虛擬化，能夠簡化數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的備份、恢復操作，提高響應能力。此外，企業(yè)無需重復購買服務器用于快速恢復，而是通過虛擬化實現(xiàn)災難恢復功能。借助這些優(yōu)勢，確保知識管理系統(tǒng)的安全運行。設計院知識管理的網(wǎng)絡架構(gòu)如圖2。
6 結(jié)束語
設計院應充分利用局域網(wǎng)作為知識交流的平臺， 以防止知識資源的流失，鼓勵知識共享合知識創(chuàng)新，推動學習型的企業(yè)文化。
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