管理之道
管理之道
引言
蝴蝶效應(yīng)原是混沌學(xué)中的一個概念，其概念大意是南美叢林中的一只蝴蝶，偶爾扇幾下翅膀可能引起遙遠(yuǎn)大陸的一場龍卷風(fēng)。它是系統(tǒng)對初始條件敏感性的一種依賴現(xiàn)象，初始條件的稍微變化，引起的結(jié)果也大大不同。在現(xiàn)實社會中主要表現(xiàn)為一個小群體的人發(fā)生的事件會對隨后的其他所有人帶來巨大的、可怕的影響。
1、建設(shè)工程中蝴蝶效應(yīng)的表現(xiàn)
建設(shè)項目的全生命周期管理(Product Life-Cy-cle Management，PLM)，主要指從策劃評估、建設(shè)立項、勘察設(shè)計、施工監(jiān)理、使用維修乃至報廢拆除等各個階段的管理，各階段既相互聯(lián)系又相互制約，構(gòu)成一個全壽命管理系統(tǒng)。從具體實踐的先后順序來看，越是往前的階段，其行為、決策對成果影響力越大。立項策劃所確定的項目用途、資金將會對項目建成的形象起到?jīng)Q定性的影響，同時也基本確定了相應(yīng)參與人員的工作內(nèi)容。后面的工序往往只能在前一工序的條件下進(jìn)行，越往后，其對成果調(diào)整的影響力也越小。如果此時需要調(diào)整某一工序內(nèi)容，越往前，需要付出的時間、人力、金錢成本越大。例如到竣工階段再調(diào)整方案，那不僅會造成前面某些工作無效，而且可能引起結(jié)構(gòu)主體加固改造，消耗大量的資源、成本，付出極高的代價。所以，為最好的達(dá)到建設(shè)目的，應(yīng)加強(qiáng)管理與溝通，盡量減少各階段之間的信息流失，避免人為因素造成的不利影響。
一個在現(xiàn)實中常遇到的信息流失現(xiàn)象，是業(yè)主不了解項目的基本信息：如建設(shè)項目的各種市政設(shè)施基礎(chǔ)條件、已有建筑物的結(jié)構(gòu)布置與設(shè)計荷載、各消防設(shè)施等情況均無法全面了解，往往需要跑幾個部門落實這些資料，花費大量時間、人工成本，得到的資料還經(jīng)常是不完整的，零亂的。如果其再向后傳遞這些設(shè)計外部條件，誤差只會更大，這就是蝴蝶效應(yīng)帶來的影響。
我國的傳話筒游戲，充分說明了信息傳遞中的流失與轉(zhuǎn)換：從第一人向后傳話，參與人數(shù)達(dá)到一定程度后，最后一人總是無法準(zhǔn)確的重復(fù)開始的原話。建設(shè)工程中為了盡量避免這種情況的發(fā)生，最理想的狀態(tài)是每個參與的工序工種、每個生產(chǎn)者、使用者均對項目各項要求、各項內(nèi)容均全面了解，并全面提出各自的要求，發(fā)揮每個人的作用，群策群力，共同完成既定目標(biāo)。但在現(xiàn)實操作中較難實現(xiàn)：信息在傳遞的過程中是無法完全對稱的，總是在不斷的流失。而且任何信息的管理都是需要成本的，其完整性越高，成本越高，有時會達(dá)到難以承受的程度。
傳統(tǒng)項目管理中，信息傳遞一般為類似傳話筒游戲的串聯(lián)模式：從上個程序到下個程序依次展開傳遞。這種模式的最大優(yōu)勢在于流程簡單，管理水平要求不高，直接成本較低，安全性相對較好。缺點也是顯而易見的：信息流失嚴(yán)重，互動性較差，流通周期長，不太適應(yīng)當(dāng)今建設(shè)進(jìn)度不斷加快的市場化需要。建設(shè)工程實施的各階段由多家公司分頭管理，相互之間溝通信息少，對彼此要求不明確。很多公司內(nèi)部，管理也往往處于粗放向規(guī)范管理過渡階段，信息管理缺少標(biāo)準(zhǔn)化。一個公司核心競爭力不僅在于創(chuàng)新，更在于其管理水平，體現(xiàn)其軟實力。建立一個職責(zé)明確，運轉(zhuǎn)靈活的管理體制是創(chuàng)新精神、工作效率及經(jīng)濟(jì)效益得以保持的關(guān)鍵。一個很重要的表現(xiàn)是檔案資料的管理，它是減少信息流失的一個重要保障措施，也是一個公司最重要的核心資產(chǎn)。正如歷史文物之所以名貴，主要是在于其所承載的檔案屬性。
在設(shè)計單位中，如果缺乏統(tǒng)一有效的信息共享管理平臺，往往會造成各部門電子資料分散存放，相互之間缺乏聯(lián)系，容易形成信息孤島；管理部門生產(chǎn)數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，數(shù)據(jù)版本多，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不一致，設(shè)計質(zhì)量難以保證，對設(shè)計工期影響較大。這是管理問題帶來的蝴蝶效應(yīng)在設(shè)計單位中的表現(xiàn)。
2、項目建設(shè)信息傳遞模式
隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，特別是國際互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，電子信息管理相比傳統(tǒng)檔案管理有著方便、快捷、高效等諸多優(yōu)點，也給降低管理成本，提高信息利用率帶來新的契機(jī)。它可以改變傳統(tǒng)的運作模式，在網(wǎng)絡(luò)上實現(xiàn)管理結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組，向公司提供全方位的、適度透明的、標(biāo)準(zhǔn)化的管理和服務(wù)，使靜態(tài)、孤立的數(shù)據(jù)充分流動與應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案的價值。
為避免各階段信息流失的影響，可以將信息管理訪問的串聯(lián)模式適當(dāng)調(diào)整為并聯(lián)訪問模式：即每個流程的相關(guān)人員均可對中心數(shù)據(jù)實時訪問，并在相應(yīng)人員審查批準(zhǔn)后，修訂、完善、細(xì)化中心數(shù)據(jù)庫，建立從前期論證、設(shè)計施工，直到運營管理階段的使用者全體參與人員的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，所有資料均體現(xiàn)其中。目前建筑信息模型技術(shù)(Building Information Modeling，BIM) 就給各階段參與部門建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，減少信息流失提供了一個有益嘗試。
圖 1 項目建設(shè)傳統(tǒng)模式：串聯(lián)結(jié)構(gòu)
2 項目建設(shè)建議模式：并聯(lián)結(jié)構(gòu)
3、設(shè)計流程中信息管理模式淺析
為了更有效的進(jìn)行管理控制，提高數(shù)據(jù)的價值，筆者建議信息系統(tǒng)有以下特點：統(tǒng)一對外出口，以便于提供更好的安全性與維持?jǐn)?shù)據(jù)真實性；建立明確的職責(zé)及流程，使各成員任務(wù)清晰；簡化管理流程，避免因程序過于復(fù)雜，團(tuán)隊成員則很難掌握而影響實施效果；分級權(quán)限控制，注重資料的安全性；檢查反饋系統(tǒng)，以避免管理缺少控制及人性弱點帶來的影響。圖 3 為管理模式的圖示。
圖 3 設(shè)計單位信息管理模式
4、檢查反饋系統(tǒng)的必要性
很多設(shè)計公司不太重視對信息平臺的審查工作，造成管理混亂，資料版本多，缺少對檔案數(shù)據(jù)生命周期的管理。由于缺少信息交流，加上各種外部條件的變化、各階段相互影響的繁雜性，以及每個人都會存在失誤，必須有糾正反饋機(jī)制，從而盡量避免每個人按照各自的習(xí)慣做事，造成檔案資料不完整，信息缺失，設(shè)計質(zhì)量控制不到位的情況。
檢查反饋系統(tǒng)建議應(yīng)有三方面控制：常規(guī)檢查、階段性歸檔復(fù)查和定期抽查。檢查應(yīng)遵循工序中每個人都應(yīng)被檢查，工作都應(yīng)有相互反饋結(jié)果的原則。常規(guī)檢查包括專業(yè)負(fù)責(zé)人對本專業(yè)數(shù)據(jù)的檢查及上下工序之間的相互校驗；階段性歸檔復(fù)查為每到一定階段應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行歸檔，資料管理員復(fù)查內(nèi)容的全面性；定期抽查為公司專業(yè)總工對非特定項目進(jìn)行抽檢，及早發(fā)現(xiàn)問題。這樣就相當(dāng)于建立了一定的預(yù)警機(jī)制，增強(qiáng)了團(tuán)隊成員的溝通效果，減少了因信息不暢所發(fā)生的錯誤和糾紛，強(qiáng)化生產(chǎn)環(huán)節(jié)的流程和質(zhì)量控制。
綜上所述，筆者認(rèn)為建立統(tǒng)一信息管理平臺是保證數(shù)據(jù)完整性的重要解決方案，避免蝴蝶效應(yīng)帶來的不利影響，更好的提供企業(yè)間、部門間、團(tuán)隊間的項目協(xié)同能力，共享設(shè)計數(shù)據(jù)，避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，加快數(shù)據(jù)傳輸速度，最終提高設(shè)計及檔案質(zhì)量。
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